Parler en anglais dans une réunion virtuelle peut être très stressant. Animer et gérer la réunion encore plus ! Souvent, nos apprenants nous disent que c’est le stress qui bloque car ils ne savent pas quoi dire. Voici des phrases utiles pour vous aider à préparer, démarrer, animer et clôturer votre visioconférence en anglais avec bienveillance et efficacité !

1. Bien accueillir chaque participant

Afin de libérer tout blocage, il faut vous forcer à parler ! Donc faites attention de bien accueillir chaque participant.

Si vous connaissez le participant :

“Hi Bob, how are you? Nice to see you again.”

Si vous ne connaissez pas le participant :

“Hi Bob, I’m Lisa. Nice to meet you.”

2. Bien faire du “small talk

Si vous êtes seul avec un autre participant ou deux pendant que les autres arrivent, il est temps de faire du small talk et parler de tout est de n’importe quoi ! Parfois, c’est ce qui est le plus compliqué à faire.

“How many conf calls so far for you this week?”

“What’s the weather like over there?”

“What time is it over there?”

“I was in your town a few months ago. I remember going to xx (restaurant, park, hotel, etc.). Do you know it?”

3. Bien démarrer le conf call

Pour bien démarrer, il faut surtout être sûr que tout le monde vous voit bien et vous entend bien. Après, il faut les rassurer quoi faire en cas de coupure.

VERIFICATION TECHNIQUE >>> “I would just like to make sure that everyone can hear me and see me ok. If you can, please can you go into the chatbox and say so? Thanks”

VERIFICATION TECHNIQUE >>> “I would just like to make sure that everyone can hear me and see me ok. If you can, please can you give me a thumbs up? Thanks”

EN CAS DE COUPURE >>> “If you get cut off, just click on the link again and I will let you in.”

EN CAS DE COUPURE >>> “If I get cut off, don’t panic. I will try another connection and be back soon. If I can’t get back in then I’ll send you an email.”

4. Bien cadrer le conf call

Une fois les soucis techniques réglés, il faut cadrer le conf call pour être sur que tout le monde connaît les horaires, l’objectif et le résultat attendu.

CADRAGE >>> “So first of all, is everyone ok for us carrying on until 5pm? If you have to go before, just let me know now.”

OBJECTIFS >> “I just want to run over the objectives of the meeting. Today we need to brainstorm ideas on who to bring forward the project deadline by 2 weeks.”

RESULTAT >> “Once we agree on it all, then I will draw up a report and send it to you all tomorrow afternoon.”

5. Donner des instructions sur le déroulement (“housekeeping“)

NE PAS PARLER EN MEME TEMPS >>> « First of all, some housekeeping. As there are a lot of us today, I’ve put everyone on mute, so if you want to say something or ask a question, please put your hand up, either virtually or literally so I can see you.”

Aussi, c’est utile d’expliquer comment ça va se passer par la suite :

CHACUN SON TOUR >>> “I want to hear everyone’s viewpoint today, so I’m going to give everyone 5 minutes to talk. Once that’s done, then we can ask questions.”

PRESENTATION >>> “I’m going to give a twenty-minute presentation and I suggest you ask your questions at the end. I can always go back to the slide if need be. Can everyone see my screen ok?”

Enfin, vous pouvez parler des enregistrements :

“I’m going to record today’s session. For those people who have to leave early, or simply if you want to go over it again, I’ll send the link in a follow-up email later.”

6. Si ça ne se passe pas bien…

Si vous avez quelqu’un qui prend la parole trop souvent :

“Jerry, I’m sorry to interrupt you, but we need to get back on track. Let’s put that to one side now and come back to it later, ok?”

Si vous pensez qu’il y a trop de débat improductif :

“OK, I get the feeling that we’re not being very productive. How about we stop talking about this now, and we’ll come back to it later.”

Si vous devriez gérer un conflit houleux :

“OK, I’m going to mute Jerry and George now. Guys, this isn’t the time nor the place. Please think about how uncomfortable you’re making us. If you can’t calm down then I will have to ask you to leave.”

7. Si ça se passe bien…

FELICITER QUELQU’UN >>> “Jerry, that’s brilliant, well done! I can see you’ve done so luch work / thought about this a lot / put in a lot of effort.”

FELICITER LE GROUPE >>> “Well everyone, this is brilliant, well done! I’m so happy with what we’ve produced today.”

8. Bien gérer le temps

En visio le temps passe trop vite ! A vous de cadrer et rappeler quand le temps est court :

“OK guys we don’t have much time left / we only have 15 minutes left, let’s speed this up.”

“OK everyone, our meeting finishes at 5 so we really have to hurry up a bit.”

“Just a reminder that we now have 10 minutes left.”

9. Avant de terminer, être sûr que tout le monde comprend ce qui se passe

“Does anyone have anything else to say?”

“Does anyone need some help understanding something in particular?”

“Now’s the time to get something off your chest before we finish!”

10. Pour bien finir…

Il faut maintenant cadrer la suite :

“Following this meeting, I will send you the recording and the minutes.”

“There is nothing else needed at this time.”

“Please expect my email with the follow-up”

“If you have any more questions, please use Teams / Slack. We don’t need any more emails!”

“If you have any questions or comments, feel free to email or phone me.”

Il faut aussi bien sur remercier tout le monde de leur participation :

“I just want to thank everyone for your participation today, you’ve all been a great help.”

“I think we’ve made great progress.”

“This meeting has been very, very useful. Thank you so much.”

Et enfin dire au revoir :

“Thanks again, and see you soon!”

“See you all in the flesh on the 18th!”

“Hope to see you all again soon!”

“Bye bye and thanks again!”

Pour aller plus loin avec nous

Nous espérons que ces “tips” vous sont utiles. Pour les pratiquer et faire des mises en situation, nous vous invitons à nous contacter pour organiser une formation de qualité !